Vengo muy contenta después de haber hablado con Sarai acerca del proyecto nuevo que le han encargado…  ¡Un congreso de estomatología organizado entre distintos departamentos de varias universidades americanas y europeas! Como le he comentado, es sin duda una ocasión estupenda para llevar a cabo un evento expandido aprovechando las técnicas y metodología de la innovación abierta. Todos los eventos expandidos comparten una serie de características especiales:

La estructura se organiza en red, es decir, los diferentes departamentos participantes funcionarían como nodos que se articulan y posibilitan una interrelación de tipo horizontal, sin jerarquías marcadas, liderazgo o preponderancia. Se establece una interrelación entre iguales.

Los colaboradores de la red, son los usuarios y a la misma vez los productores de los comunes o del conocimiento que se genera a través del proceso, es decir, son prosumidores.  La participación se produce desde la misma organización del evento, la producción y las fases posteriores.

Las relaciones entre los integrantes de la red y de éstos con el desarrollo de contenidos  continuarán en el tiempo una vez finalizado el evento. El congreso se perpetuará virtualmente.

Se da un uso compartido de la propiedad de los contenidos generados a través de licencias creative commons. El acceso a la información es abierto y libre para los integrantes de la red.

Por qué la organización debe ser en red?

Por la flexibilidad que presenta este tipo de organizaciones basadas en nodos que articulan las interrelaciones de los prosumidores.

Porque el marco de interrelaciones que tienen lugar es tipo P2p, es decir, de igual a igual. Esto es particularmente importante teniendo en cuenta las condiciones que planteaban los clientes.

Hay que tener en cuenta también que la investigación o el desarrollo del congreso se organizará en equipos de trabajo, con lo que la estructura reticular ofrece una buena oportunidad para cada uno de los participantes de integrarse en aquellos temas que le interesen más.

Para realizar el congreso habría que promover un ecosistema de innovación abierta, una organización –red que permita la actuación de todos los colaboradores a la manera de una comunidad de prácticas, en donde profesionales muy cualificados se dan cita persiguiendo un fin común que en este caso es generar conocimiento que pueda ser utilizado en las líneas de investigación y tesis doctorales de los distintos departamentos participantes.

Los participantes colaborarán con la empresa organizadora desde la fase previa al congreso, estableciendo un escenario que permita la interacción utilizando diversas herramientas que ya conocerán y estarán habituados a utilizar. Ya que contamos con un presupuesto tan bajo, utilizaremos con preferencia herramientas gratuitas que no añadan un coste adicional: El uso de documentos wiki por ejemplo a través de Google docs, realizar una lista de correos electrónicos con un grupo de Google groups o incluso el contacto directo a través de Twitter, creando un hashtag para el proyecto organizativo.

Estas herramientas, con una moderación adecuada por parte de la empresa organizadora, posibilitarán utilizar algunas técnicas y metodologías abiertas, encaminadas a diseñar y prototipar el espacio de interacción, ya que continuará vivo una vez terminada la fase presencial o de realización de conferencias… Proponer y dinamizar el uso de técnicas como el Pensamiento de diseño, prototipado, co-creación, card sorting, modelado de personas, por ejemplo.

Este ecosistema de innovación abierta necesitará de una plataforma transmedia, en donde podrán articularse y ensamblarse todas las herramientas con las que se crearán contenidos en el congreso. Un portal web donde puedan subirse los diversos materiales y se produzcan interacciones conformando un escenario difuso, con límites imprecisos. De esta manera, los protocolos de comunicación que se utilizarán en esta práctica abierta y que se basan en tecnologías digitales sucederán en un terreno intermedio entre el mundo físico y el virtual. A través de esta plataforma se realizará una producción colaborativa y una gestión compartida de los recursos de conocimiento que se generarán.

Para celebrar el congreso, Sarai deberá coordinar los horarios de las conferencias, que se darán por espacio de una semana.

Como existe una cláusula por la que ninguna sede será o parecerá  la organizadora principal, el congreso no se limitará a realizar una gran quedada en ninguna de las universidades: Podrían hacerse conferencias desde cada nodo, o por el contrario organizar varias sedes (donde se agruparían los participantes de varios departamentos y universidades cercanos físicamente) las sedes se propondrían en función de la facilidad en comunicaciones, transportes, alojamientos y precios. Sarai tiene información de vuelos, trenes, alojamientos y demás por si hay interesados en acudir a alguna conferencia en otra universidad presencialmente.

De todos modos, se retransmitirán las conferencias en vídeo con streaming, por supuesto utilizando software gratuito como skype, tinychat o boostcam para no añadir costes. Una vez realizada la ponencia, cada nodo subirá el video a la plataforma online para facilitar el seguimiento a aquellos que no hayan podido acudir a la retransmisión.

Al mismo tiempo que se realizan el congreso y las ponencias, se habilitará en Twitter un hashtag  genérico para el congreso y otros para los distintos grupos de trabajo organizados por áreas de conocimiento afines y así se potenciará el contacto en directo de los participantes. Esta interrelación, sumada al uso de wikis como google docs y la integración de blogs en el portal, garantizarán que se sigan generando artículos una vez finalizado el congreso: conclusiones de grupos de trabajo, líneas de investigación, artículos de interés, noticias relevantes, etc.

http://cultura-abierta.blogspot.com/2011/03/semana-5-innovacion-abierta-y-gestion.html

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