El reto es difícil, realizar un Congreso expandido, abierto y no localizado en un lugar físico es todo un desafío y además sumado a que quienes lo solicitan son miembros de la universidad, quienes no suelen estar acostumbrados a procesos de trabajo colaborativo.

Es por ello que antes de lanzar esta nueva iniciativa, pensamos en realizar primero un State of Art de la situación, ver otras experiencias semejantes, como se habían creado, ver sus puntos fuertes, hacer una DAFO de la situación con la intención de ver si era posible minimizar sus debilidades y compensaba realizar un evento de esta naturaleza.

Al ver que, si sería posible crear un formato virtual de encuentro, nos pusimos manos a la obra. Primeramente estudíamos que herramientas podíamos usar, viendo las limitaciones existentes. La primera idea fue crear un grupo en google donde poder compartir información y crear un debate, inicialmente dirigido solo  a nosotros para ir montando las estructuras necesarias y testear lo que estabamos montando.

Decidimos crear una web, la montamos con wordprses, ya que da mucho juego y tiene unas plantillas muy atractivas (observamos que el diseño debía ser muy cuidado, ya que va a ser la gran referencia del Congreso Expandido de Estomatología). Una de las secciones que vimos que podría ser interesante era la de crear un wiki colaborativo que facilitase a los asistentes denominar conceptos.

Crear varios vídeos e emails para difundir la convocatoria entre los miembros del Congreso para animarlos a a participar y estudiar con ellos como veían estas iniciativas. Previamente habíamos realizado un focus group con algunos de ellos para ir limando asperezas.

Las herramientas estaban claras, el problema venía en como los participantes iban a usar estas herramientas, ya que pretendemos que esta iniciativa facilite crear red y puedan continuar usándolo. Para solucionar esto decidimos crear un curso titulado Colaboración Abierta, todos sumamos, con el objetivo de explicar estas herramientas y ver que necesidades tenían, este curso dispone de varios tutores que están presentes durante el tiempo del curso, en el congreso y 5 meses después continuan tutorizando, por lo que se podrán seguir solventando las dudas que vayan surgiendo.

Entre los promotores iniciales decidieron crear un blog cerrado al que solo se podía acceder mediante invitación.

Para ir animando la conversación entre ellos, inicialmente hubo una comunicación más unidireccional, entre los promotores al resto pero poco a poco la comunicación fue mucho más multidireccional.

A la vez también realizamos una videoconferencia entre algunos de los participantes, gracias a la Red Iris de las universidades pudimos hacer un encuentro virtual que ayudó a establecer una mayor interacción entre ellos, que en definitiva creemos que es el objetivo final de este conjunto de acciones.

http://cultura-abierta.blogspot.com/2011/03/semana-5-innovacion-abierta-y-gestion.html

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